Eindejaarsverwerking Wizard

Hier volgen enkele stappen om de overgang naar het nieuwe boekjaar zo soepel mogelijk te laten verlopen.

De volgende onderwerpen worden hieronder besproken:

Wizard ondersteuning eindejaarsverwerking (vanaf versie 9.67.00)

Vanaf Autoflex versie 9.67.00 krijg je bij het openen van je Autoflex in januari een Wizard te zien, zie hieronder welke stappen je kan doornemen in deze Wizard.
Als je de Wizard afsluit en nog niet alle stappen heb doorgelopen, is de Wizard weer zichtbaar als je Autoflex opnieuw opstart. Je bent nu klaar voor het nieuwe jaar. Volgend jaar in januari zal de wizard weer verschijnen om de aanpassingen voor dat jaar weer uit te voeren.

Instructievideo eindejaarsverwerking Wizard
Per 1 januari krijg je deze Wizard in Autoflex te zien.

Bevestigen handelingen die zijn uitgevoerd
Zet een vinkje bij de onderstaande handelingen als die gedaan hebt

Volgnummers aanpassen
Pas de volgnummers voor het nieuwe jaar aan
Verder op de huidige nummers? Klik op het laatste vinkje, klik op Volgnummers overnemen. De huidige volgnummers worden gekopieerd in ingesteld als nieuwe volgnummers.

Wizard afsluiten zonder alles te hebben ingevuld
Wizard sluiten als nog niet alles is ingevuld (bij opstarten van Autoflex wordt de wizard weer getoond)

Wizard afsluiten als alles is ingevuld
Wizard sluiten als alles is ingevuld

Stap 1: Voorbereiding in Autoflex 9

• Verwerk eerst alle orders die je nog wilt factureren in het 'oude' jaar.

• Maak een voorraadlijst (bedrijfsvoorraad met peildatum) van de auto’s en controleer deze.

• Maak een balanslijst van de onderdelen (indien van toepassing).

• Maak een afdruk van de globalisatie van het hele jaar (indien van toepassing).

Stap 2: Factuurnummering aanpassen

Desgewenst kun je jaarlijks een nieuwe factuurnummering hanteren, door te beginnen met het jaartal. Pas daarvoor het laatst gebruikte factuurnummer aan zodat dit begint met 21 i.p.v. 20 (het nieuwe jaar i.p.v. het oude jaar). Je kunt zelf bepalen of je ook weer met nummer 0001 wil beginnen. Je kunt de nummering natuurlijk ook door laten lopen.

Om de nummering aan te passen in Autoflex kies je Extra > Opties en dan tabblad Volgnummers. Voer hier als laatst gebruikte factuurnummer in bijvoorbeeld: 210000 (waarbij '21' voor het nieuwe jaar 2021 staat). Je kunt zelf bepalen hoe lang (aantal posities) het factuurnummer moet worden. Let er op dat deze net zoveel posities telt als in het vorige jaar.

Stap 3: Voorraad auto’s controleren

Onze ervaring is dat het rond de jaarwisseling altijd erg druk is. Wij raden dan ook sterk aan nu alvast een voorraadlijst van uw auto’s uit te draaien en deze zorgvuldig te controleren. Zo heb je meer tijd om eventuele fouten te corrigeren. Gebruik hiervoor het 'Bedrijfsvoorraad met peildatum' rapport: Rapporten > Autoverkoop > Bedrijfsvoorraad > Met peildatum.
Als je in het bezit bent van een Autoflex startersversie dan is het rapport met peildatum niet beschikbaar

Indien er voertuigen op het rapport zichtbaar zijn die inmiddels al zijn verkocht dan kun je via de stappen uit dit document de voorraad corrigeren: https://docs.autoflex9.nl/wiki/x/K4DOK 

Ga naar Stap 4 als je Autoflex gekoppeld is met het boekhoudsysteem AccountView. Als je geen koppeling met het boekhoudsysteem AccountView hebt, hoef je de stappen 4 t/m 6 niet door te nemen.

Stappen 4 t/m 6 zijn alleen voor gebruikers van AccountView. Mocht je een koppeling hebben met een ander boekhoudpakket neem dan contact op met je Accountant/Boekhouder om te bespreken welke handelingen er in die pakketten moeten worden gedaan. 

Stap 4: AccountView - Aanmaken nieuwe administratie

Op de website van Accountview (https://nl.visma.com/accountview-support/accountview-supportnotes/eindejaarsverwerking/) vindt je alle informatie over het opzetten van een nieuw boekjaar in AccountView. Als je AccountView lokaal hebt draaien kun je eventueel contact opnemen met je huidige AccountView dealer Gevers IT (0485-478049).
Je hoeft niet per se te wachten tot januari 2020 met het aanmaken van een nieuw boekjaar. Dit kun je zonder problemen eind november/begin december uitvoeren. In januari hoef je dan alleen nog de beginbalans opnieuw over te nemen. Het overnemen van de beginbalans kun je zo vaak doen als je wilt.

Stap 5: AccountView - Beginbalans overnemen

Hiervoor ga je naar Extra > Koppeling Accountview > Overnemen beginbalans. Op dit moment hoef je in AccountView verder niets te doen, ga verder naar stap 6.

Let op!
Heeft u relaties of grootboekrekeningen aangemaakt in het vorige boekjaar nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt, dan dienen eerst de relaties en grootboekrekeningen geëxporteerd te worden van het vorige naar het nieuwe boekjaar.

Dit moet vanuit autoflex worden gedaan:
- Pas eerst onder Extra > Koppeling Accountview > Instellingen Accountview de administratiecode aan naar het nieuwe boekjaar.
- Ga vervolgens naar Extra > Koppeling Accountview > Exporteer gegevens.
Hier kan je dan aanvinken wat nodig is:
- Debiteuren
- Crediteuren
- Rekeningschema

Hierna pas de beginbalans overnemen.

Stap 6: AccountView - Koppelen nieuwe administratie aan Autoflex

Autoflex synchroniseert naar AccountView op basis van de ingestelde Administratiecode in Autoflex, ongeacht de factuurdatum van de te synchroniseren facturen. Als je de volgende stap niet uitvoert gaan de facturen van het nieuwe jaar niet naar de nieuwe administratie! (Let op: onderstaande stappen moet je ook uitvoeren als je gebruikt maakt van Autoflex Online)

Administratiecode Accountview wijzigen
In Autoflex werkt de omschakeling naar het nieuwe boekjaar van AccountView heel eenvoudig: je hoeft alleen de Administratiecode te wijzigen (Extra > Koppeling AccountView > Instellingen AccountView). De administratiecode wat is ingevuld bepaalt naar welke administratie de facturen geboekt worden, zie afbeelding.

Stap 7: Accountview - verwerken van een aanbetaling in het voorgaande boekjaar

Er heeft een aanbetaling plaatsgevonden in het voorgaande boekjaar, de openstaande post is niet zichtbaar bij de debiteur in het huidige jaar.

Er kunnen hier twee scenario's spelen:

• De debiteur was al bekend in het oude boekjaar, voordat de nieuwe administratie voor het nieuwe boekjaar was aangemaakt.

• De debiteur is nieuw aangemaakt in het oude boekjaar, nadat de administratie voor het nieuwe boekjaar was aangemaakt.

Een veelvoorkomende fout is dat er vanuit wordt gegaan dat bij het overnemen van de beginbalans ook recent gewijzigde of aangemaakt debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen en btw codes worden geüpdatet.
Bij het overnemen van de beginbalans wordt letterlijk alleen de beginbalans overgenomen maar voor het updaten van andere informatie zoals in bovenstaande regel is omschreven, is een export functie nodig vanuit Autoflex naar Accountview toe.

Exporteren gegevens
Voor het exporteren van bijvoorbeeld debiteuren of grootboekrekeningen open je het menu: "extra > koppeling accountview > exporteer gegevens" maak vervolgens de selectie en klik op de exporteer knop om de gegevens naar Accountview over te dragen.

Volg onderstaande stappen om de correctie te maken:

• Als de debiteur is aangemaakt in Autoflex nadat de nieuwe administratie in Accountview is aangemaakt moet de debiteur eerst naar Accountview worden geëxporteerd.
  Zie bovenstaand screenshot: via "extra > koppeling accountview > exporteer gegevens > exporteer debiteuren" kun je een recente kopie van de debiteuren overdragen aan Accountview.

• Maak een Proforma factuur aan in Autoflex in plaats van een factuur.
  De debiteur doet een aanbetaling, er wordt pas geleverd wanneer het totale bedrag is voldaan.
  Wanneer het totale bedrag is voldaan worden goederen geleverd en krijgt de debiteur een volwaardige factuur.

Ordernummer invoeren in AccountView
Voeg een nieuwe regel toe voor de betreffende relatie in het kas of bankboek en voer in plaats van het proforma-factuurnummer het ordernummer in. Het ordernummer moet in dit geval als document/factuurnummer gebruikt worden omdat dit nummer in geval van proforma of factuur gelijk blijft. het gaat hier tenslotte om een vooruitbetaling, er is nog geen factuur. De vooruit betaling is nu aangemaakt, klik vervolgens op bewaren om op te slaan.

• neem vervolgens de beginbalans over vanuit Autoflex.
  Let op, sluit accountview af voordat je vanuit Autoflex de beginabalans overneemt.
  Zie stap 5 accountview - beginbalans overnemen op deze pagina.

• Wanneer de betaling is voldaan wordt de factuur gemaakt, met bijbehorende factuurnummer.
  Pas bij de betaling in het oude boekjaar het documentnummer aan naar het nieuwe factuurnummer in Accountview.

• Neem vervolgens nog eens de beginbalans over vanuit Autoflex.

• Controleer vervolgens bij de debiteur of de openstaande post nu gesloten is.

Veelgestelde vragen over AccountView

1. Factuur corrigeren uit een ander boekjaar?

We adviseren in het nieuwe jaar te beginnen met een nieuwe factuurnummering bijvoorbeeld 210000 (waarbij '21' voor het nieuwe jaar 2021 staat).
Let alleen wel op bij het corrigeren van facturen uit het oude jaar; Autoflex blijft na het corrigeren van deze facturen de nummering uit het oude jaar gebruiken! Om dit te voorkomen moet je na het corrigeren van de factuur, het laatst gebruikte factuurnummer terug zetten op het laatst gebruikte nummer in het nieuwe jaar (Extra > Opties > tabblad Volgnummers).

Als je gebruik maakt van Accountview moet de boeking ook in AccountView gecorrigeerd worden. Wij adviseren om deze boeking handmatig in AccountView aan te passen!

Verder moet je voorkomen dat de gecorrigeerde factuur opnieuw doorgeboekt wordt naar AccountView. Hiervoor moet je het veld “Boeken” in het scherm facturen voor de gecorrigeerde factuur uitschakelen. Het veld “Geboekt” mag je aanvinken zodat je later ook weet dat deze verwerkt is in AccountView.

2. Facturen niet zichtbaar in de administratie 2021 in AccountView?

De facturen zijn waarschijnlijk gesynchroniseerd naar het verkeerde boekjaar in AccountView, de facturen van 2021 staan nu in het boekjaar 2020 in AccountView.

• Verwijder de facturen uit AccountView in de administratie van 2020 (begin bij de onderste factuur met verwijderen, zo worden de regels in zijn geheel verwijdert, anders alleen het bedrag).

• Zorg ervoor dat alle facturen in Autoflex die gemaakt zijn in 2020 gesynchroniseerd zijn naar administratie 2020.

• Pas de administratiecode aan in Autoflex, zorg ervoor dat het gekoppeld is aan het boekjaar van 2021 (zie ook Stap 6).

Klaarzetten mutaties
Zet alle facturen uit 2021 weer klaar om door te boeken (ze staan nu namelijk op geboekt), ga naar Extra > Koppeling AccountView > Klaarzetten mutaties en vul de vanaf datum en de datum van de facturen van 2021. En zet de vinkjes aan bij de verschillende soorten facturen die je klaar wilt zetten, zie afbeelding hieronder. En klik daarna op de knop: OK.

• Ga daarna naar synchroniseren en klik op de knop synchroniseren en alle facturen gaan door naar je boekhoudsysteem.

• Neem daarna de beginbalans over van 2020 naar 2021, ervoor te zorgen dat het huidige boekjaar weer volledig aansluit op het vorige (zie ook stap 5).

Gerelateerde artikelen