Delen

ROB-EF (elektronisch factureren) koppeling met Autoflex

Bekijk ook onze instructievideo’s: Werkplaats module en Inkoop en Verkoop module.

Interesse in de ROB koppeling?
Mocht je deze koppeling nog niet hebben, klik hier om contact met ons op te nemen.

Wat is ROB?

De volgende onderwerpen worden hieronder besproken:

Het systeem voor de administratieve communicatie tussen leasemaatschappij en leverancier op het gebied van Reparatie, Onderhoud, Banden en Vervangend Vervoer.

ROB staat voor Reparatie Onderhoud, Banden en vervangend vervoer. Hiermee kunnen garagebedrijven communiceren met leasemaatschappijen over facturen die de garagebedrijven maken aan de leasemaatschappijen zonder iedere keer te moeten bellen met de leasemaatschappij. Voor meer informatie ga naar: ROB NET.

Autoflex koppelen met ROB

Om de koppeling te maken is een token nodig, deze kan in de site van het ROB door het garagebedrijf worden opgevraagd. Op dit moment ondersteunen we alleen de REST API.

Stap 1: Token opvragen

ROB portaal → Instellingen → Pakketkoppeling

Kan je de token hier niet opvragen, neem dan contact op met ROB, zij kunnen deze genereren voor jou.

Stap 2: Token toevoegen in Autoflex

Dit token wordt in Autoflex bij het menu Extra→ Opties → tabblad Communicatie ingevoerd. Ook wordt hier het deelnemersnummer van het garagebedrijf en de URL van de inlogpagina van het ROB ingevoerd.

Werkwijze ROB koppeling met Autoflex

Het garagebedrijf maakt de order aan in Autoflex, noteert het ordernummer en start de ROB pagina op.
Hier wordt ook een order aangemaakt een zogenoemde “Werkopdracht“.

Stamgegevens order → vinkje ROB meld aanzetten

Op het tabblad Algemeen wordt het vinkje aangezet bij ROB meld.

Werkopdracht nummer invoeren

Het nummer van de werkopdracht ingevoerd bij het tabblad instellingen in het detail van de order.

Orderstatus ROB bekijken

In het overzicht van de orders kan de status van de huidige order of van alle openstaande orders worden opgevraagd.

Huidige order opvragen

De status van de huidige order of van alle openstaande orders kunnen worden opgevraagd.

Status order niet factureerbaar

Huidige order is nog niet factureerbaar

Status order factureerbaar

Huidige order is nog factureerbaar

Overzicht alle orders

Voorbeeld van een overzicht van alle orders.

Hoe maak ik een nieuwe werkopdracht aan?

Aanmaken werkopdracht

Door op de knop werkopdracht te klikken wordt het bovenstaand scherm getoond:
Hierin voert het garagebedrijf het kenteken, meldcode en tellerstand van het voertuig in en het werkbonnummer uit Autoflex (ordernummer).
Als deze gegevens zijn ingevoerd klikt het garagebedrijf op de knop “reparatie en onderhoud” of “banden”.

Reparatie & Onderhoud Activiteit toevoegen

Dan kan de werkopdracht verder ingevoerd worden door “activiteiten“ te selecteren.

Lijst met activiteiten invoeren

Per activiteit moeten een aantal dingen worden geselecteerd en een bedrag (exclusief BTW) ingevoerd worden.
Belangrijk is dat het totaal van de activiteiten gelijk is aan het totaal van de order in Autoflex.

Wachten op akkoord leasemaatschappij

Als de werkopdracht volledig is ingevoerd, wordt er akkoord aangevraagd bij de leasemaatschappij. De werkopdracht is nu klaar om beoordeeld te worden door de leasemaatschappij.

ROB order verwerken naar factuur

Nadat de leasemaatschappij de werkopdracht akkoord heeft bevonden, kan deze verwerkt worden naar een factuur. In de verwerking wordt er eerst gecontroleerd of de order kan worden gefactureerd.

Factuur geaccepteerd

Status ROB site

Hierna is de order gefactureerd en zijn er verder geen handelingen nodig.

Gerelateerde artikelen

autoflex9
rob
rob-net
lease
Op deze pagina