Selectie maken op de database

Wanneer je een mailing wilt versturen of een export wilt maken, is het van belang daar de juiste relaties voor te selecteren, om zo gericht mogelijk te werk te gaan. 
Er zijn verschillende manieren om zo'n selectie te maken. Dit kan door middel van snelselecties, het filter (conditiebouwer), of CRM kenmerken (alleen met module CRM). 

Na het maken van de juiste selectie kun je vervolgstappen nemen, zoals gegevens exporteren, of een mailing versturen.

Snelselecties gebruiken

In Overzichtsschermen van Autoflex (bijv. Debiteuren, Auto's, Facturen) kun je snelselecties gebruiken. Dit zijn eenvoudige, snelle methodes om een selectie te maken in het overzicht. 

Voorbeelden: 

1: Alle Opels in beeld hebben
Klik met de rechtermuisknop op 'Opel' en kies voor 'Snelselectie'
2: Alle mensen uit Putten in een overzicht
Klik met de rechtermuisknop op 'Putten' en kies voor 'Snelselectie'.

Selectie verjaardag

Wanneer je klanten wilt benaderen omdat ze jarig zijn kun je daar een snelselectie voor gebruiken. 
Ga naar het overzicht met debiteuren, klik met de rechtermuisknop en kies voor 'selectie verjaardag'. Geef een datumbereik op voor welke verjaardagen je wilt selecteren en kies voor OK. 

Het filter gebruiken

Belangrijk bij het zetten van een filter is te werken vanuit het scherm Auto’s. Vanuit dit scherm kun je namelijk selecteren op basis van autogegevens, maar ook op relatiegegevens. 
De eerste manier voor het maken van een selectie, is via de conditiebouwer. Met de trechter in de knoppenbalk stel je een nieuw filter samen.

Klanten selecteren uit specifieke woonplaats(en)

Dit specifieke filter kan desgewenst ook gemaakt worden vanuit debiteuren, maar in het voorbeeld doen we zoveel mogelijk vanuit auto's. 

1. Open het scherm Auto's

2. Klik op de trechter, boven in de knoppenbalk

3. Klik in het linkerdeel van het scherm op Nieuw en geef een naam aan het filter

4. Druk in het rechterdeel van het scherm op Nieuw. Hier gaan we aangeven waar het filter aan moet voldoen. 

5. Kies bij Tabel voor 'Relaties', aangezien we selecteren op relatiegegevens

6. Kies bij Veld voor 'Plaats'

7. Kies bij Vergelijking voor 'Gelijk aan'

8. Bij Waarde vul je de (eerste) woonplaats in waar je op wilt selecteren, bijvoorbeeld Putten. Het maakt hier niet uit of je een hoofdletter gebruikt. 
   Als je maar op 1 plaats wilt selecteren is het filter nu klaar, en ga je door naar stap 15

9. Om een tweede woonplaats te gebruiken klik je nu op Plaats "OF"

10. Klik weer op Nieuw in het rechterdeel om een extra regel toe te voegen aan het filter

11. Kies bij Tabel voor 'Relaties', aangezien we selecteren op relatiegegevens

12. Kies bij Veld voor 'Plaats'

13. Kies bij Vergelijking voor 'Gelijk aan'

14. Bij Waarde vul je de volgende woonplaats in waar je op wilt selecteren, bijvoorbeeld Ermelo

15. Het filter is nu compleet, druk op Ok om de selectie te activeren

16. Wil je het filter opslaan, dan klik je vervolgens op Ja

Als de selectie goed gemaakt is wordt de trechter boven in de balk nu rood van kleur. Er blijven alleen auto's over van relaties uit betreffende woonplaatsen. 
De functie OF uit stap 9 is van groot belang als je meerdere plaatsen gebruikt. Een klant woont namelijk nooit in Putten èn Ermelo, dus als je OF vergeet werkt het filter niet. 

Conditiebouwer
Aan de linkerkant staan de opgeslagen filters, aan de rechterkant de voorwaarden van het geselecteerde filter

Klanten selecteren op woonplaats en merk auto

Zojuist hebben we op relatiegegevens geselecteerd. Nu willen we graag het merk van de auto in dezelfde selectie gebruiken. 

1. Klik opnieuw op de trechter. Annuleer het filter als dit nog actief was, en ga terug naar de conditiebouwer.

2. Selecteer aan de linkerkant het filter met de woonplaatsen

3. Druk rechts op Nieuw om een voorwaarde toe te voegen

4. Kies bij Tabel voor 'Auto's'

5. Kies bij Veld voor 'Merk'

6. Kies bij Vergelijking voor 'Gelijk aan'

7. Bij Waarde vul je het merk in, bijvoorbeeld Opel. 
   Wanneer je nu het filter activeert zal deze iets anders doen dan je misschien verwacht. Er staan meer merken in de lijst. Dit heeft te maken met de OF functie. In het voorbeeld staan nu namelijk deze voorwaarden: 

   1. Klanten uit Putten 

   2. OF

   3. Klanten uit Ermelo, met het merk Opel

8. Druk nogmaals rechts op Nieuw om een extra voorwaarde toe te voegen aan het filter

9. Kies bij Tabel voor 'Auto's'

10. Kies bij Veld voor 'Merk'

11. Kies bij Vergelijking voor 'Gelijk aan'

12. Bij Waarde vul je het merk in, bijvoorbeeld Opel. 

13. Druk vervolgens op Hoger zetten en zorg dat deze voorwaarde boven de OF voorwaarde komt te staan. 

14. Het filter is nu compleet, druk op Ok om de selectie te activeren

15. Wil je het filter opslaan, dan klik je vervolgens op Ja

Als de selectie goed gemaakt is wordt de trechter boven in de balk nu rood van kleur. Er blijven alleen auto's over van relaties uit betreffende woonplaatsen, met het geselecteerde merk. 

De OF functie correct gebruiken
Voorbij de OF functie moeten extra voorwaarden, zoals het merk, weer opnieuw toegevoegd worden.

Een datumbereik gebruiken in het filter

Binnen een filter kun je ook een datumbereik gebruiken, in dit geval kiezen we ervoor om auto's van een bepaalde bouwperiode te selecteren. 
Ik wil een selectie van alle Peugeots uit 2003 tot en met 2006.

1. Klik op de trechter, boven in de knoppenbalk

2. Klik in het linkerdeel van het scherm op Nieuw en geef een naam aan het filter

3. Druk in het rechterdeel van het scherm op Nieuw. Hier gaan we aangeven waar het filter aan moet voldoen. 

4. Kies bij Tabel voor 'Auto's'

5. Kies bij Veld voor 'Merk'

6. Kies bij Vergelijking voor 'Gelijk aan'

7. Bij Waarde vul je het merk in, in dit geval Peugeot

8. Druk nogmaals op Nieuw

9. Kies bij Tabel voor 'Auto's'

10. Kies bij Veld voor '1e toelating'

11. Kies bij Vergelijking voor 'groter dan of gelijk aan'

12. Bij Waarde vul je in 01-01-2003

13. Druk nogmaals op Nieuw

14. Kies bij Tabel voor 'Auto's'

15. Kies bij Veld voor '1e toelating'

16. Kies bij Vergelijking voor 'kleiner dan of gelijk aan'

17. Bij Waarde vul je in 31-12-2006

18. Het filter is nu compleet, druk op Ok om de selectie te activeren

19. Wil je het filter opslaan, dan klik je vervolgens op Ja

Alle Peugeots uit de gekozen periode  worden getoond. 

Filter met datumbereik
Dit datum bereik kan uiteraard ook voor andere datumvelden gebruikt worden.

Dit zijn verschillende voorbeelden om een selectie te maken. Bepaal wat van belang is voor de mailing die je wilt sturen, en maak je eigen filter op basis van die voorwaarden. 

Selecties maken met relatiekenmerken

Je kunt zelf extra selectie mogelijkheden bedenken om je klantengroep onder te kunnen verdelen. Bijvoorbeeld mensen die je een kerstkaart wilt sturen, of mensen met een paardentrailer, zodat je auto's met wat meer trekkracht aan hen kunt aanbevelen. 
Het kan ook zijn dat je bijvoorbeeld bepaalde verengingen hebt bij jou in de woonplaats, en dat je mensen per vereniging wilt kunnen aanschrijven. 
Om dit soort verdelingen(selecties) te kunnen maken zijn er relatiekenmerken. Alleen beschikbaar met de module CRM

Relatiekenmerken aanmaken

1. Ga naar Systeem → Relaties → Relatiekenmerken

2. Druk op Nieuw

3. Geef een kenmerk (zoekcode) 

4. Vul de omschrijving in

5. Bij Groep kenmerk kun je een tabblad kiezen of nieuw aanmaken, zodat de kenmerken gesorteerd kunnen worden. Dit is niet verplicht. 

6. Met Waarschuwen geef je aan dat er een pop-up getoond moet worden als dit aangevinkt is bij een klant

7. Met Accentueren zorg je dat het kenmerk vetgedrukt wordt weergegeven. 

8. Druk op Opslaan en sluiten en op OK om terug te keren naar het hoofdscherm. 

Relatiekenmerk aanvinken

1. Ga naar het scherm Debiteuren

2. Selecteer de stamgegevens van een debiteur

3. Ga naar het tabblad CRM

4. Hier vind je het gemaakte kenmerk(selecteer het juiste tabblad als je dat ingesteld hebt)

5. Vink het kenmerk aan bij één of meer relaties. 

CRM selecties gebruiken

Als de kenmerkjes zijn aangevinkt kun je je relaties hierop selecteren, om vervolgens een mailing te sturen. 

1. Ga naar het scherm Debiteuren 

2. Druk linksonder op CRM selectie 

3. Voor het zojuist aangemaakte kenmerk is automatisch ook een selectie aangemaakt. 

4. Klik deze selectie aan en kies voor Selecteer

Alle relaties waarbij het vinkje aanstaat worden geselecteerd en kunnen nu gebruikt worden voor een mailing. 

Gerelateerde artikelen